第109届广交会筹备工作会议于1月5日在杭州举行，商务部钟山副部长出席会议并对筹备工作进行了动员和部署。各省市外经贸主管部门的负责同志参加了本次会议。
组展工作具体要求如下：
一、保持展期和撤换展时间不变
各展期时间安排：
第一期：4月15日-19日；
第二期：4月23日-27日；
第三期：5月1日-5日；
换展期：4月20日-22日和4月28日-30日；
展期对外洽谈时间：每日9：30-18：00。
二、各展区布局与规模有所变化
第109届广交会展览规模有所扩大，通过搭建a区户外展厅实现扩容，展位总数达到5.84万个。各展区布局与规模根据展位需求情况，并结合展馆条件进行了优化。
三、组展工作安排
（一）品牌展位
。
（二）一般性展位
根据第105届广交会确定的各交易团一般性展位数量平衡办法，及交易团展位需求申报情况，安排了第109届广交会各交易团一般性展位使用数量。
第一、二期卡车通道展位全部设为一般性展位。
（三）撤换展回旋运作区域
本届继续设置撤换展回旋运作区域，该区域内只安排标准展位，不安排特装展位。撤换展回旋运作区域为第一、二期a、b区以下展位：
1.1-5.1，1.2-5.2展厅最南端东西走向的4排展位； 9.1-11.1，9.2-11.2，9.3-11.3展厅最南端东西走向的4排展位；12.2-13.2展厅最北端东西走向的4排展位（家用电器展区3.2-4.2展厅、日用陶瓷展区1.1-3.1展厅除外）。